Ganz ehrlich: Wer mag Meetings? Wenn der morgendliche Blick in den Kalender schon auf eine Vielzahl an Terminen trifft, seufzt vermutlich der ein oder andere schon heimlich in den heißen Kaffee. Grund scheint zu sein, dass Meetings oft als ineffiziente Zeitverschwendung angesehen werden – vielleicht sogar zurecht, wenn man bedenkt, dass für ein einstündiges Meeting mit acht Beteiligten bereits die Kapazitäten eines gesamten Arbeitstages investiert werden.
Grund genug, sich regelmäßig kritisch mit dem Thema „Meetings“ auseinanderzusetzen. Wir haben unser Agenturleben mit dem Wechsel zu einer agilen Arbeitsweise grundlegend auf den Kopf gestellt und treffen uns nun wöchentlich drei Mal zu gemeinsamen, zeitlich begrenzten Standup-Meetings. Doch welche Vorteile bringen diese Standups mit sich und welche Erkenntnisse konnten wir in den letzten Monaten bereits daraus gewinnen?
How to: Standup-Meetings
Der Begriff „Standup-Meeting“ an sich kommt aus agilen Ansätzen wie Scrum und Kanban und beschreibt dabei ein kurzes Abstimmungsmeeting, das – wie der Name bereits verrät – im Stehen stattfindet und somit die Länge und Tiefe des Meetings beeinflussen soll. Am Ende eines Standup-Meetings sollte jeder Mitarbeiter darüber informiert sein, woran aktuell gearbeitet wird und welche Aufgaben bis zum nächsten Treffen priorisiert worden sind.
Prinzipiell lässt sich jedes Meeting in ein Standup-Meeting umwandeln, sofern die folgenden Grundregeln eingehalten werden:
- Der Zeitrahmen ist fest vorgegeben: Standard sind 15 bis 30 Minuten.
- Das Meeting findet regelmäßig zu einem festen Termin statt.
- Jeder Teilnehmer erscheint gut vorbereitet.
- Jeder Teilnehmer darf und soll zu Wort kommen.
- Alle Teilnehmer stehen.
Vorteile von Standup-Meetings
Der Name verrät bereits die Quintessenz: Standup-Meetings finden im Stehen statt. Das klingt vermutlich zunächst abschreckend, bringt aber gleich mehrere Vorteile mit sich.
#1 Kürzere Meetings
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und verspürt in der Regel das Bedürfnis, sich setzen zu wollen. Wenn er einmal sitzt, kriegt ihn auch so schnell nichts mehr bewegt – eine fiese Falle für Meetings, die sich so gerne unnötig in die Länge ziehen und häufiger Mal zum Kaffeekränzchen mutieren. Wenn jedoch alle Beteiligten stehen, kommt der „Gemütlichkeitsfaktor“ gar nicht erst auf und wichtige Themen werden effizienter abgearbeitet (da in der Regel alle möglichst schnell wieder sitzen möchten).
Wir haben für unsere Standup-Meetings einen Zeitrahmen von maximal 30 Minuten definiert. Ziel ist es, alle akuten Themen in dieser Zeit im Team zu klären. Uns hilft hierbei ein Küchentimer, der im Hintergrund leise vor sich hin tickt. Wir stellen ihn bewusst zunächst nur auf 20 Minuten, um dann rechtzeitig die Enddiskussion einleiten und ggf. noch offene Punkte priorisieren oder eben für das kommende Meeting notieren zu können.
Pluspunkt: Sitzen ist das neue Rauchen – so der Volksmund. Standups fördern also auch noch nebenbei die Gesundheit.
#2 Bessere Planbarkeit
Standup-Meetings sind von Natur aus kurz. Dadurch können sie regelmäßiger stattfinden und leichter in den Arbeitstag aller Mitarbeiter integriert werden. Zudem sind zwei kurze Meetings in der Regel effizienter als ein langes – die Konzentrationsphase wird also optimal genutzt.
Wir setzen bei uns die Standup-Meetings bewusst vor die Mittagspause. Zu diesem Zeitpunkt ist in der Regel jeder Mitarbeiter im Büro angekommen und einjeder ist zeitgleich bemüht, das Meeting nicht unnötig lange zu überziehen 😉
#3 Projektübergreifender Austausch
Neben den wöchentlichen Jour Fixe-Terminen, die bei uns in den jeweiligen Projektteams stattfinden, trifft sich die gesamte Belegschaft mehrmals wöchentlich zum gemeinsamen Austausch über den aktuellen Status Quo, mögliche Blocker im Prozess sowie allgemeine inhaltliche sowie strukturelle Fragen zu vorgesehenen Tasks der Woche.
Standup-Meetings sind der ideale Weg, Kollegen projektübergreifend über offene oder priorisierte Teilprojekte, kapazitive Engpässe und Ähnliches zu informieren. So entwickeln Mitarbeiter aus allen Disziplinen mehr Verständis für und Ahnung von Aufgaben sowie Herausforderungen der Kollegen.
Wir überlegen daher jeden Freitag im Team, wer in welchem Projekt wie supporten könnte. So gelingt es uns Hürden zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Zudem wird dem gefährlichen Tunnelblick vorgebeugt, der nur allzu gerne eintritt, wenn man sich zu lange zu intensiv mit einer Materie (bzw. einem Projekt) beschäftigt. Der regelmäßige Austausch mit Kollegen in kurzen Standups ermöglicht daher allen einen übergreifenden Einblick in die aktuelle Workload.
#4 Jeder kommt zu Wort
In kurzen Meetings ist keine Zeit für Diskussionen, Präsentationen oder Monologe. Dennoch sollte und muss auch jeder zu Wort kommen dürfen. Daraus schlussfolgert eine weitere grundlegende Regel für Meetings jeglicher Art: Lasse dein Gegenüber aussprechen.
Wer spricht, hält einen Tennisball – das war zumindest unser erster Ansatz, um das bekannte „Reinrufen und Zwischenfragen“ zu umgehen. Dabei ist uns aber schnell aufgefallen, dass das Bällewerfen auf Dauer nicht praktikabel, sondern eher eine Ablenkung à la „Ich geh dann mal den Ball aufheben“ ist. Aber zumindest für die Anfangsphase hat er geholfen, ein Gespür dafür zu entwickeln, Menschen aussprechen zu lassen und zunächst das Gesagte zu reflektieren bevor man selbst etwas zur Thematik beiträgt. Mittlerweile liegt der Ball nur noch dekorativ neben dem Küchentimer, da er nicht mehr benötigt wird. Wir arbeiten jetzt klassisch mit Handzeichen (meistens jedenfalls..).
Zudem haben wir stets einen Kollegen, der als Moderator agiert und das Meeting leitet. Werden Diskussionen zu hitzig, greift er ein und vertagt die Thematik. Zudem übernimmt er im Anschluss das Verfassen des Protokolls zur Dokumentation abgestimmter Prozesse, Inhalte und Co.
#5 KISS & be prepared
Keep It Short and Simple – bei zehn Beteiligten gibt es ja bekanntermaßen mindestens elf verschiedene Meinungen und gaaaanz viel Diskussionsstoff. Wenn jedoch nur eine kurze Zeitspanne zur Verfügung steht, ist es besonders wichtig, gut vorbereitet zum Meeting zu erscheinen. Weiß, wovon Du sprechen möchtest und versucht, Euch nicht in detailverliebten Diskussionen zu verlieren. Diese können auch in einem separaten Termin mit dem jeweiligen Projektteam geklärt werden.
Wir haben zu diesem Zweck ein separates „Fragenboard“ an unserem Treffpunkt erstellt, an dem jeder zu jedem Zeitpunkt seine Rückfragen auf Post-Its notieren kann, um sie dann im Standup parat zu haben. Alle aktuellen Post-Its werden zu Beginn des Meetings eingesammelt und im Plenum besprochen. Themen, die nicht besprochen wurden – etwa aus Zeitmangel, werden wieder ans Board geklebt und im kommenden Meeting diskutiert.
Nachteile von Standup-Meetings
Natürlich sind Standup-Meetings nicht der heilige Gral für erfolgreiche Projekte oder einen reibungslosen Projektablauf. Nicht jedes Thema lässt sich in einem kurzen Zeitrahmen besprechen und so weit finalisieren, dass alle Beteiligten umfänglich informiert sind. Größere Meetings mit dem Projektteam sollten weiterhin parallel durchgeführt werden.
Oft wird als negativ empfunden, dass Daily Standups direkt zu Beginn des Arbeitstags erfolgen, um die neuen Aufgaben für den Tag zu planen, priorisieren und verteilen. Dieser frühe Termin kollidiert jedoch mit flexiblen Arbeitszeiten, die sich einjeder individuell setzt. Wir haben für uns daher entschieden, nicht morgens, sondern mittags gemeinsam im Kreis zu stehen – und auch nicht täglich, sondern nur jeden zweiten Tag.
Generell gilt: Sobald Präsentationen ins Spiel kommen, sollte das Meeting in einem Meetingraum mit Beamer stattfinden. Ebenso ist in einem Standup nicht vorgesehen, dass Teilnehmer Mitschriften anfertigen – ist das Thema so komplex, das diese benötigt werden, so ist das Standup in diesem Fall nicht das richtige Instrument.
Tipp: Stehen fällt nicht jedem Menschen leicht, die Ursachen können unterschiedlichster Natur sein – daher sollte man diese „goldene“ Standup-Regel auch nicht überstrapazieren. Einzelne Stühle sollten immer bereitstehen und betroffenen Personen auch im Zweifelsfall aktiv angeboten werden.
Wer nun den Eindruck haben sollte, wir würden nur noch produktive Meetings halten, den müssen wir leider enttäuschen. Oftmals gibt es schlicht zu wenige oder auch einmal gar keine Themen, sodass das „Standup-Meeting“ aus „Einmal alle Mitarbeiter zum Kanban-Board laufen lassen, nur um das Meeting 1 Minute später aufgrund fehlender Inhalte wieder zu beenden“ besteht. Das ist leider etwas, was durchaus öfters passiert und die Mitarbeiter dann eher im Arbeitsalltag stört statt bereichert. Ein Standup-Meeting sollte daher nur dann einberufen und abgehalten werden, sofern tatsächlich Meeting- bzw. Gesprächsbedarf besteht.
Unser Fazit
Für uns haben sich kurze Standup-Meetings als eine hervorragende Möglichkeit herausgestellt, einen regelmäßigen Austausch im Team sicherzustellen und somit Projekte möglichst schnell und erfolgreich abzuwickeln, ohne dabei den Fokus auf den individuellen Arbeitsstand zu verlieren.
Wir können zudem festhalten, dass Standup-Meetings das Miteinander und somit auch die Erkenntnis fördern, dass man im Team auch als Individuum wachsen und Herausforderungen besser, schneller und effizienter meistern kann. Daher sind Standups aus unserer täglichen Arbeitsroutine nicht mehr wegzudenken.
Sicherlich gibt es an der ein oder anderen Stelle noch Verbesserungsbedarf – Agiles Arbeiten basiert immerhin auf dem Prinzip der stetigen Verbesserung. Und wer keine Fehler macht bzw. keine Fehler zulässt, der kann auch nicht aus diesen lernen 😉
Lasst uns gerne wissen, wie Ihr Eure Abstimmungsmeetings gestaltet. Vertraut Ihr auf Daily Standups? Habt Ihr Tipps und Tricks parat? Wir freuen uns über Eure Kommentare!
Bildquellen
